テルウェル東日本　プライバシーポリシー

1. 情報セキュリティ基本方針

テルウェル東日本グループは、一人ひとりのお客様の情報を大切に取扱うことで、常に質の高い、安心・安全なサービスを提供し続け、いつまでも皆様に信頼される企業であり続けることを基本として、以下の方針により、情報セキュリティマネジメントシステムを着実かつ継続的に運用し、お客様、クライアント様並びに従業員等のステークホルダーの信頼に応えます。

＜基本方針＞

1. 情報セキュリティの管理体制を整備し、情報への不正なアクセス・改ざん、情報の紛失・漏洩の防止等に向けた物理面、システム面での厳格なセキュリティ対策を実施し、情報セキュリティの維持・向上を図る取組みを継続的に実施します。
2. 情報資産の取扱いに関わる法令、国が定める指針その他の規範を順守します。
3. テルウェル東日本グループのシステムセキュリティを確立して、システムのライフサイクルに応じて情報資産のリスクアセスメントに基づき体制を整え、ソフト・ハードウェア機能の適切な管理を行います。
4. 情報セキュリティに関わる、万一の事象発生時には速やかな是正処置を実施します。
5. 情報セキュリティの必要性に対する啓発を深めるため、全従業員に対する教育研修を計画的継続的に行い、人的側面の強化を図ります。
6. 保有する個人情報及び情報システムを保護管理するために、情報セキュリティマネジメントシステムを確立し、実施運営して、継続的見直し、改善を定期的に行います。
7. 全従業員は、個人情報保護の重要性を認知して、本基本方針と個人情報保護基本方針並びに情報セキュリティマネジメント基本規程とその関連規程類を順守します。

2. 個人情報及び特定個人情報等保護基本方針

＜理念＞

テルウェル東日本株式会社（以下、「当社」といいます。）は、電報事業、コールセンタ事業等通信事業及びその関連事業、ビル管理サービス関連事業、商品販売等法人様を対象とした各種サービス提供事業、介護事業、通信販売業務等一人ひとりのお客様を対象とする事業を行っている企業として、個人情報及び特定個人情報等・お客様情報が重要な財産であること、並びにこれらの情報の保護に関する社会的な強い要請があることを十分認識し、適正な取り扱いを励行していくとともに個人情報及び特定個人情報等の保護を推進していくことが責務だと考えております。

当社では、個人情報及び特定個人情報等保護に関する管理体制を確立し、個人情報及び特定個人情報等保護の取扱いに関する諸手続き等を制度化するとともに、当社の事業所等で就業している役員を含めた従業員と全ての業務従事者が個人情報及び特定個人情報等保護を順守します。

また、個人情報保護マネジメントシステムを着実かつ継続的に運用し、これに基づき個人情報及び特定個人情報等保護を正確かつ安全に取扱い、お客様、クライアント様並びに従業員等のステークホルダーの信頼に応えます。

＜基本方針＞

1. 個人情報及び特定個人情報等の取得、利用及び提供について適切な管理を行います。
   1. ①個人情報及び特定個人情報等の取得にあたっては適法かつ公正な手段を用います。
   2. ②個人情報及び特定個人情報等の利用目的を明確に定め、目的外利用を行わないための措置を講じるとともに、その利用目的の達成に必要な範囲内で適正に個人情報及び特定個人情報等を取り扱います。また、個人情報及び特定個人情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努めます。
   3. ③お客様から受託する業務で個人情報及び特定個人情報等を受領した場合は、契約書や覚書等の範囲内で利用します。
   4. ④個人情報及び特定個人情報等の取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合は、契約書や覚書等により個人情報及び特定個人情報等の適正な取扱いに関する事項を定め、個人情報及び特定個人情報等の安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を実施します。
2. 個人情報及び特定個人情報等の取扱いに関わる法令、国が定める指針その他の規範を順守します。
3. 個人情報及び特定個人情報等への不正アクセスや侵害・改ざん、個人情報及び特定個人情報等の漏えい滅失又はき損等に対して予防処置を講ずるとともに、内部監査を定期的に実施して必要な是正措置を講じます。
   また、万一の事象発生時には是正処置のルールを定め、速やかな是正処置を実施します。
4. 個人情報及び特定個人情報等の取扱いに関する苦情及び相談・お問い合わせ等、利害関係者の要求事項にお応えするための相談窓口を設け、遅滞なく対応します。
5. 個人情報及び特定個人情報等保護に対する啓発を深めるため、従業員に対する教育研修を計画的に行い、人的側面の強化を図ります。
6. 保有する個人情報及び特定個人情報等並びに情報システムを保護管理するために、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施運営して、継続的見直し、改善を定期的に行います。

＜安全措置に関する基本的な考え方＞

1. 技術的な保護措置
   • アクセス管理、持出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等に適切な措置を講じる
2. 組織的な保護措置
   • 個人情報等を取り扱う各部署において個人情報等保護に係る責任者を置く
   • 個人情報等を安全に管理するため、社内規程、マニュ7アル等を定め、個人情報等を取り扱う業務に従事する者に順守させるとともに、順守状況についても定期的に適切に管理、監督する
   • 個人情報等を取り扱う業務に従事する者に対して定期的に適切な教育研修を実施し、従業者の意識の向上に努める
3. 物理的な保護措置
   • 取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、システムや文書の持ち出し→入館管時における施錠などの諸対策を講じます。
   • アクセス管理、持出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等に適切な措置を講じる。

＜個人情報および取得・利用目的＞

区分	取得・利用目的	開示可否
当社が直接に取引（商品販売、介護サービスの提供、保育施設運営等）を行うお客様の個人情報・会社情報	当社が、商品販売、サービス提供等に最低限必要な範囲内で取得・利用 当社のイベント等への案内の送付、年賀状等案内状の送付、顧客満足度等のアンケート、当社の提供商品・サービスに関するご案内	〇
電報、コールセンタ、病院業務、指定管理制度、受託センタなど当社が受託契約しているクライアント様のお客様に関する個人情報	クライアント様との受託契約の目的達成に必要な範囲内での利用	×
クライアント様及び取引を予定している企業担当者様の個人情報・お客様情報	クライアント様との受託契約の目的達成に向けた連絡・報告及び当社の営業活動における連絡・資料等の案内	〇
株主様（企業）の担当者様の個人情報	法令に規定されている各種連絡事項及び資料等の案内	〇
採用に関する応募者の方の個人情報	試験・面接等の連絡、適性判断、登録手続き、採用結果の通知・連絡、新規募集の案内	〇
当社の従業員の個人情報	採用事務、就業管理、人事管理、保険事務、給与支払い、健康診断、業務管理、品質管理等	〇
当社へのお問合せ・相談等をいただいた際に入手する個人情報	お問合わせ、ご相談への適切な対応	〇

• ※開示可否　〇…原則可能、×…原則として開示しません。開示請求については、「当社保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の請求等につきまして」をご覧ください。

＜個人情報の共同利用＞

当社は以下の通り、個人情報保護法第27条第5項第3号の規定に基づき、個人情報の共同利用を行います。

1. 共同して利用される個人情報の項目
   • 当社が提供するサービス等のご利用に関する、お申込み内容、ご契約履歴、ご利用中のサービス等の名称・ご契約内容等
   • 当社が提供する商品・サービス等の購買履歴、決済情報等、商品・サービス等のご購入に関する情報等
   • お客様の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、識別子・ID（企業や個人別に付与された番号
   • 記号その他の符号によりその企業や個人を識別できるもの）等
   • お客様の会社名、会社所在地、業種、部署名、職種、役職等
   • 故障対応に必要となる故障対応状況、故障履歴情報、利用設備情報等
   • 料金請求先の氏名、住所、電話番号等、料金請求に必要となる金融機関の口座番号及び口座名義並びに過去における料金の請求及び支払状況等
   • お客様の本人確認のためにご提示いただいた書面に記載の情報、又は公共機関又は信用情報機関等、第三者から適法に取得する情報のうち個人情報に該当する項目
   • ウェブサイトの閲覧履歴等インターネット上の行動履歴に関する情報、アプリケーションの閲覧・利用履歴情報、端末情報、位置情報等の情報、当社が運営するアプリケーションにより取得する情報
   • お問い合わせ等フォーム、お電話・電子メールその他の方法によるご意見・ご要望・お問い合わせ等の内容
   • アンケートの回答内容や、当社の各種サービスにおいてお客様自らが発信、投稿した情報
   • その他第三者提供により取得したお客様情報、お客様による当社サービス等のお申込等に際して当社が取り扱うこととなる情報のうち個人情報に該当する項目
2. 共同して利用する者の範囲
   • NTT東日本グループ会社（https://www.ntt-east.co.jp/aboutus/group.html）
     ※NTT東日本および海外に拠点を置く企業は除く。
3. 共同して利用する者の利用目的
   • お問い合わせ、お申込み等いただいた内容へのご対応、ご連絡のため
   • 新たなサービス等の企画及び開発、各種サービス等の品質改善・CS（顧客満足度）向上等のための施策（アンケート調査を含みます。）のため
   • 各種サービス等のご紹介及びご提案（電子メール・DM等の送付や、ウェブサイト上でのお客様属性等に応じたコンテンツ提供を含みます。）、市場動向調査等のマーケティング調査・分析（アンケート調査を含みます。）のため
4. 共同利用に関する責任者
   • テルウェル東日本株式会社　代表取締役社長　石川　達

＜特定個人情報等の具体的取扱方針＞

1.利用目的

テルウェル東日本で保有する特定個人情報等の利用目的は、

1. ①報酬、料金、契約金、及び賞金の支払調書作成に係る事務
2. ②不動産の使用料等の支払調書作成に係る事務
3. ③不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に係る事務
4. ④不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成に係る事務

なお、お客様から直接書面にて記載された特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報保護法第18条第4項各号に該当する場合を除き、その都度、利用目的を明示させていただきます。
ただし、番号法第29条第3項で読み替える個人情報保護法第16条第3項第1号又は第2号にあたる場合はこの限りではありません。

2.第三者への特定個人情報等の提供

テルウェル東日本は、特定個人情報等を第三者に提供しません。ただし、番号法第19条各号に定める場合には、事前に本人の同意を得ることなく、必要な特定個人情報等を関係する第三者に提供すること、又は、関係する第三者から必要な特定個人情報等の提供を受けることがあります。

3.特定個人情報の共同利用

テルウェル東日本は、お客様からお預かりしている特定個人情報等を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。

4.安全管理措置に関する基本的考え方

テルウェル東日本は、特定個人情報等を取り扱うに当たり、特定個人情報等を安全に管理するため、以下のような措置を適切に実施するよう努めます。

1. ①技術的な保護措置
   特定個人情報等へのアクセス管理、持出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等に適切な措置を講じることにより、特定個人情報等への不正なアクセスや特定個人情報等の漏えい、滅失、き損の防止に努めます。
2. ②組織的な保護措置
   • 特定個人情報等を取り扱う各部署において特定個人情報等保護に係る責任者を置き、責任及び権限を明確に定めます。
   • 特定個人情報等を安全に管理するため、社内規程、マニュアル等を定め、特定個人情報等を取り扱う業務に従事する者に順守させるとともに、順守状況についても定期的に適切に管理、監督します。
   • 特定個人情報等を取り扱う業務に従事する者に対して定期的に適切な教育研修を実施することにより、特定個人情報等の重要性について十分に認識し特定個人情報等を適正に取り扱うよう、従業者一人ひとりの意識の向上に努めます。
3. ③物理的な保護措置
   • 特定個人情報等を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、システムや文書の持ち出し
   • 保管時における施錠などの諸対策を講じます。

なお、個人情報資産を利用する者は、個人情報及び特定個人情報等保護の重要性を認知して、本基本方針と情報セキュリティ基本方針並びに、情報セキュリティマネジメント基本規程とその関連規程類を順守しなければならない。

◆付則

本則は、令和6年4月1日より施行する。